kearsipan
Nama: siti aisyah
Kelas: X OTKP2
PERLENGKAPAN KEARSIAPAN
Kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/
warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk meneukan arsip. Kartu
indekss dapat dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5 cm.
Kartu indeks mencatat tentang :
§
Judul/ caption
§
Nomor surat
§
Hal surat
§
Tanggal surat
§
Kode surat
§
Kode kartu indeks
2.
Kartu
tunjuk silang
Salah satu cara yang dapat digunakan untuk membantu menemukan
arsip selain kartu indeks adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang. Kartu
tunjuk silang adalah petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang
berfungsi untuk menunjukan tempat (map) dari suatu dokumen/arsip yang dicari
pada tempat yang ditujukan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12,5
x 7,5 cm.
3.
Lembar pinjam arsip
Lembar pinjam arsip (out slip) adalah lembaran/formulir yang
digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun keguanaan dari lembar
pinjam arsip antara lain sebagai berikut :
1.
Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip
2.
Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu
pengembalian arsip yang dipinjam.
3.
Sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam
4.
Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjam yang tidak
dikembalikan.
5.
Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.
5.Buku Arsip
Buku arsip adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan
arsip
Macam – macam peralatan kearsipan
1. Filling cabinet
Filling Cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa
laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak adalah 4 dan 5 laci. Setiap
laci dapat menampung kurang lebih 5000 lembar arsip ukuran surat yang disusun
berdiri tegak lurus (vertikal) berderet kebelankang.
2.
Rotary
Filling (alat penyimpanan berputar)
Rotary adalah semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip
dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakan secara berputar, sehingga
dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga.
3. Lemari arsip
Lemari arsip adalah lemari tempat penyimpanan arsip dalam
berbagai bentuk arsip. Lemari arsip dapat terbuat dari kayu atau besi yang
dilengkapai dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau
menggunakan kaca.Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri
menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukan kedalam ordner atau
dengan cara ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terebih dahulu arsip
dimasukan ke map.
4.
Rak
Arsip
Rak Arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang
disusun secara laletral (leteral). Arsip-arsip yag akan di simpan di rak
terlebih dahulu dimasukan kedalam ordner atau kotak arsip.
5. Map arsip
Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton atau plastik
untuk menyimpan arsip. Arsip yangd disimpan tidak terlalu bnayak sekitar 10-50
lembar.
6. Ordner
Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung 5 cm yang
didalamnya terdapat besi penjepit. Arsip akan disimpan di dalam ordner terlebih
dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.
7. Guide
yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai
penunjuk dan atau sekat/ pemisah dalam penyimpanan arsip
8. Stapler
Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah
kertas. Stapler digerakan dengan menggunakan tenaga manusia. Cara kerja dan
komponennya mekanik, serta baru berfungsi apabila diisi dengan staples. Stapler
dan staples terbuat dari bahan logam sehingga cukup kua.
Komentar
Posting Komentar